Preparar uma reunião: o que deves perguntar-te antes

Com a nova realidade e o trabalho remoto, sentes que passas os dias afogado em reuniões?

Preparar uma reunião previamente pode ser fundamental para melhorar a qualidade das mesmas e otimizar o teu tempo e produtividade.

Neste artigo mostramos-te os passos essenciais para essa preparação! 

Se olharmos para as nossas agendas profissionais, podemos notar que uma grande percentagem está bloqueada com reuniões. Apesar de serem necessárias para uma boa gestão das equipas e respetivas tarefas, podem facilmente parecer inúteis se não estiverem bem preparadas. 

Preparar uma reunião é o primeiro passo para corrigir este problema e para isso temos que responder às seguintes perguntas: Porquê? O quê? Quem? Como?  

Porquê? 

“Porquê” é a primeira pergunta que devemos colocar quando estamos a preparar uma reunião. Porque precisamos desta reunião? Por norma existem 3 grandes motivos para reunirmos com colegas: informar, gerar ideias e discutir tópicos ou tomar decisões e, por vezes, estes 3 motivos podem existir em simultâneo. É importante perceber exatamente este propósito para uma reunião eficaz.

O quê?  

Posto o primeiro passo, é necessário centralizar o objetivo da reunião para algo mais concreto. O que queremos dizer? Criar uma lista de prioridades, por tópicos, para os vários assuntos que temos em mente debater em reunião. Isto fará com que o nosso discurso durante a reunião seja muito mais organizado e fluido, o que leva a que a mensagem chegue de forma clara aos ouvintes e impede que a reunião se demore ou se torne cansativa.  

Quem?  

O terceiro ponto que devemos pensar ao preparar uma reunião é: quem são os nossos destinatários? É importante ter em mente quais os colegas que podem contribuir realmente para o objetivo principal da reunião e os que desempenham um papel fundamental para aquilo que procuramos durante a reunião.

É também importante incluir algumas pessoas não tão dentro do assunto para se conseguir obter uma perspetiva mais externa, no entanto, é preciso ser-se muito cauteloso para que não pareça que a sua presença é desnecessária ou que não valorizamos o seu tempo!

Como? 

Este é o último passo para preparar uma reunião. Como será feita? Virtualmente ou fisicamente? É necessário material de apoio? 

Hoje em dia, dada a realidade que vivemos, as reuniões são, na sua maioria, feitas em formato virtual, pelo que o espaço deixa de ser uma questão. No entanto – em nota para o futuro – um espaço sem ruídos e distrações terá um grande impacto positivo na durabilidade e resultados da reunião.  

Devemos também ponderar, de acordo com o objetivo da reunião, em levar connosco algum material de apoio visual, como uma apresentação ou um documento que facilite o processo de explicar aos colegas aquilo que pretendemos!

Seguindo estes passos, verás que as reuniões que pareciam intermináveis terão agora outro dinamismo e fluidez e assim terás mais tempo disponível para conseguir realizar teu trabalho individual. No final da reunião experimenta consultar os teus colegas para saber o feedback deles sobre a mesma. Partilha a ata da reunião com todos os intervenientes ou envia um email com um resumo do que foi falado, de forma a agilizar e dar seguimento aos processos que ficaram decididos em reunião e para, se necessário, marcar a próxima!  

Se gostaste deste artigo, não percas estes!  

Estás interessado nas nossas oportunidades de emprego?  Clica aqui!