Neste momento, muitas das organizações enfrentam o mesmo desafio interno: Como manter forte a comunicação de uma equipa remota?
A verdade é que continuamos ainda todos a ajustarmo-nos ao novo formato de trabalhar a partir de casa e a aprender as melhores formas de tirar partido deste modelo. Agilizar a comunicação interna em diferentes condições às que estávamos habituados pode ser um grande desafio, pois não é algo que possamos descobrir a melhor solução de imediato. Mas depois de alguns meses de experiência, podemos partilhar alguns dos nossos conselhos sobre comunicação de uma equipa remota.
Entra em contacto com a equipa através de vários canais
Esta prática aplica-se não só ao trabalho no escritório, mas também em casa. É importante variar na comunicação com uma equipa remota. A utilização de diferentes canais adaptados ao tipo de mensagem que queremos passar é primordial. Para isso, utiliza dois grandes pilares: as pessoas e a tecnologia.
De emails a plataformas internas e outras colaborativas como o Teams ou o Slack, para conteúdo factual e de perguntas e respostas entre colegas. Vídeos curtos para passar alguma mensagem da liderança ou outro conteúdo cativante; mensagens por telefone, ou quem sabe, até mesmo a criação de podcasts. Mas não te esqueças das reuniões por videochamada. Reuniões 1-on-1, reuniões semanais de equipas, entre outras, para comunicações que queiras que sejam mais eficazes entre a equipa ou pessoais.
Não abandones as reuniões cara-a-cara
Tal como referimos, passar algum tipo de comunicação da empresa através de uma reunião é um bom momento para as pessoas ouvirem, principalmente quando as reuniões são cara-a-cara. Ainda que em casa, podemos sempre ligar as câmaras nestes momentos.
O uso de webcams faz com que se perceba melhor a mensagem do transmissor, pela sua expressão facial e linguagem corporal, como reforça o espírito de equipa e a conexão entre os colegas, criando um ambiente semelhante ao que a maior parte das pessoas estava habituada ao trabalhar no escritório.
Partilha de informação – nem em excesso, nem em escassez!
Quando queremos comunicar temos de encontrar o equilíbrio perfeito para manter a equipa em “loop” sem exageros de comunicação, nem falta dela. É outro dos desafios.
O envio de emails massivos não faz com que as pessoas retenham a informação, mas sim que criem uma repulsa por todos os emails que recebem desse remetente. Como mencionado, há que saber “jogar” com os canais que se tem disponíveis e saber priorizar o envio de informação.
No cenário oposto, ninguém quer que a equipa deixe de saber o que se passa na empresa. Deixe de estar atualizado em relação a processos, projetos, objetivos, benefícios; há que dar sempre a conhecê-los, mas com prudência na comunicação.
Certifica-te que tens as ferramentas certas para medir a eficiência dos canais
Por último mas não menos importante, mede a eficácia dos teus canais de comunicação!
Este conselho é essencial sobretudo na comunicação com uma equipa remota. Quando estamos fisicamente presentes é mais fácil ter conhecimento das coisas, mas quando existe a distância física ficamos sem saber se realmente as pessoas tiveram conhecimento da mensagem transmitida. Será que viram o email? Abriram o link? Leram efetivamente a mensagem? Mede a sua eficácia!
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