O maior desafio para uma rotina de trabalho produtiva está em manter estratégias de gestão de tempo, especialmente agora que mais pessoas trabalham a partir de casa.
Todos temos dias em que nos sentimos menos produtivos seja na nossa vida profissional ou pessoal. Desenharmos estratégias de gestão de tempo vai ajudar-nos a manter esse equilíbrio de forma saudável. Para tal, juntámos neste artigo várias dicas que te poderão ajudar a maximizar a eficiência e produtividade no teu trabalho.
Organizar o dia de trabalho
Para conseguirmos gerir e organizar bem o tempo, é essencial elaborar um plano para o dia ou semana de trabalho. Identifica todas as tarefas que tens a realizar para a semana seguinte e calendariza-as. Hoje em dia existem várias aplicações de calendários que facilitam este processo. Basta que prevejas quanto tempo demorarás a executar cada uma das tarefas e cries uma slot de tempo para elas no teu horário. É importante que faças esta gestão sempre na semana anterior para que depois seja mais fácil de encaixar tarefas inesperadas que possam surgir.
Listas
Listas de afazeres podem ser muito úteis, mas muitas vezes acabamos por não as respeitar. Isto tem uma razão: maior parte das vezes as listas de tarefas são demasiado longas, demasiado vagas e não são claras no que realmente precisa de ser feito.
Para que elas resultem é importante que simplifiques as tarefas e que mantenhas a lista curta.
Quanto mais tarefas tiveres para fazer, mais tempo gastarás a pensar em tudo o que ainda precisa ser feito, portanto mantém-te realista naquilo que é possível fazer no tempo que tens. Pequenas conquistas dão-nos mais motivação para continuar.
Definir prioridades
Das mais conhecidas estratégias de gestão de tempo é definir prioridades.
Quando estiveres a elaborar a tua semana ou dia de trabalho, avalia cada tarefa e divide-as em 3 grupos: tarefas urgentes, tarefas importantes e tarefas não importantes.
Isto vai ajudar-te a perceber quais deverás fazer mais cedo e com mais tempo.
Uma tarefa de cada vez
Apesar de se falar muito na capacidade de multitasking, nem sempre essa competência é nossa amiga. Quando fazemos várias tarefas em simultâneo é mais provável que demoremos mais tempo do que se nos dedicássemos a cada uma isoladamente. Ao fazemos uma tarefa de cada vez, o nosso cérebro tem mais facilidade em concentrar-se, o que levará a que a façamos com mais atenção e rapidez.
No entanto, é comum existirem projetos mais extensos que não são possíveis de fazer seguidamente, seja pela atenção que necessitam ou porque precisamos de validações e/ou respostas de terceiros. Nestes casos, aconselhamos a que dividas estes projetos por fases e as introduzas na tua rotina tendo em conta os timings que cada fase necessitará.
Pausas entre tarefas
Está comprovado que o nosso cérebro tem um período de atenção contínua de aproximadamente 90 minutos e que após esse tempo está mais suscetível a distrações. É importante que definas as tuas slots de trabalho com base nesse período e que faças pequenos intervalos entre elas. Quando estiveres a planear a tua semana, sê realista no tempo que cada tarefa deverá demorar a ser concretizada e acrescenta 10 minutos à mesma. Assim, após terminares a tua tarefa terás ainda 10 minutos para uma pausa antes da próxima.
Sempre que tiveres tarefas que te parecem que vão demorar mais que os 90 minutos, introduz um intervalo a meio para o mesmo efeito.
Definir prazos de entrega
Uma das mais importantes estratégias de gestão de tempo é definir prazos de entrega. Mesmo que seja para nós mesmos.
Por vezes, na rotina de trabalho existem tarefas que não sendo nem urgentes nem importantes e não tendo um prazo definido, vamos deixando para trás, o que pode levar a que nos esqueçamos delas ou que demoremos muito mais tempo que o previsto a realiza-las. Quando recebes uma nova tarefa define logo quando queres tê-la pronta e encaixa-a no teu planeamento de forma a cumprir esse prazo.
Espaço limpo e organizado
Mantém o teu espaço de trabalho limpo, organizado e livre de distrações. Vários estudos indicam que quando estamos num ambiente desarrumado temos tendência a perder o foco no que estamos a fazer e a arranjar desculpas para substituir as tarefas de trabalho por tarefas domésticas.
Antes de iniciares o teu dia de trabalho, garante que toda a área está organizada, que tens tudo o que precisas à mão e que distrações como tablets, televisões e outros objetos que possam chamar a tua atenção e que não são necessários, não estão presentes ou pelo menos, não visíveis.
Bem-estar pessoal
Último mas não menos importante: o bem-estar pessoal e saúde são essenciais para manter a produtividade. Ninguém consegue manter o mesmo nível de eficiência se estiver exausto, stressado, negativo, doente ou com mau estar. Priorizar o cuidado pessoal é muito importante para combater estes sentimentos: dormir o suficiente, fazer as refeições necessárias, praticar exercício, deixar tempo livre para hobbies, atividades de interesse pessoal e até conversar e estar com pessoas fora do ambiente profissional. Estes tipos de atividades vão ajudar-nos a enfrentar os desafios da rotina de trabalho mantendo um equilíbrio com a vida pessoal.
Muitas empresas hoje em dia procuram partilhar estas boas práticas com os seus colaboradores, como é o caso da Teleperformance Portugal, que tem vindo a realizar workshops sobre estratégias de gestão de tempo para as suas equipas, de forma a melhorar as suas capacidades de organização e eficiência.
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