Trabalho virtual: como trabalhar com os seus clientes remotamente. Durante a pandemia pode parecer difícil manter uma relações próxima com os nossos clientes, sabe aqui como podes melhorar.
Quando começamos, mundialmente, a responder a COVID-19 todos os modelos de negócio tiveram de se adaptar em dias. Alguns negócios sabiam como adaptar-se ao trabalho virtual, enquanto outros tiveram mais dificuldade em fazê-lo. Contudo, todos sabiam que independemente do cenário seria essencial manter uma relação próxima com clientes. Para o conseguir, o primeiro passo é avaliar e entender o status de cada projeto, cada cliente e as expectativas dos stakeholders envolvidos, desta forma é possível recolher dados suficientes para te permitrem melhorar o plano de comunicação e a resposta aos clientes daqui em diante.
O mais aconselhado é discutir abordagens com os teus clientes: políticas de resposta, ferramentas, pedidos e o plano de trabalho virtual. O alinhamento é, neste momento, um dos fatores mais relevantes na elaboração um plano de comunicação claro e conciso com os teus clientes. Por isso mesmo, é essencial alinhar expectativas e definir novas estratégias de entrega e comunicação.É necessário que fique claro o que tu e a tua equipa conseguem fazer, mesmo estando em trabalho virtual.
Parece mais fácil falar do que fazer, certo? Sabemos que pode não ser fácil estabelecer uma relação estável com clientes, especialmente agora que não sabem o que tu e atua equipa estão a fazer e raramente se vêem. Nestes tempos extraordinários, se quiseres conseguir relações comerciais bem sucedidas, tens de estabelecer estas 4 regras básicas:
Estabelece uma relação de confiança
Estabelecer uma relação de confiança com os teus clientes quando fazemos trabalho virtual é essencial, até porque não vão existir reuniões cara a cara, e isso pode mesmo levar algumas falhas de comunicação. Outra excelente forma de construir essa relação de confiança é dar algum para contextualizar os clientes. Marca uma video chamada com os teus clientes para lher forneceres um briefing de como a empresa se está adaptar a esta nova forma de trabalhar e como está a gerir as expectativas. Aproveitar para discutir detalhes importantes do projeto, cria um plano de comunicação e aproveita para conhecer um pouco melhor os teus clientes.
Cria um plano de comunicação
Pode parecer óbvio, mas ter um plano de comunicação é essencial para que o trabalho virtual realmente funcione. Pondera agendar uma atualização semanal, onde comunicas o progresso e questões relevantes do projeto aos teus clientes. Não precisa ser uma chamada de uma hora, pode ser uma chamada de 5-10 minutos com ou sem vídeo, para assegurar que tanto tu como o cliente estão alinhados. É extremamente benéfico para a conhecer ao cliente a melhor forma de te contatar, e quais as tuas horas de trabalho até por questões de fusos horários.
Define deadlines
Outra regra que parece óbvia, certo? Contudo, muitas empresas não definem prazos finais imediatamente. Por isso, assegure-se que estabelece e reforça a importância de deadlines, para que não haja deslizes nas entregas ou algo que fique fora do conhecimento de ambos. Acorda as principais datas de entrega e as responsabilidades de cada parte. Como mencionado acima, um dos touchpoints mais importantes é o plano de comunicação, por isso se ambos forem claros em como pretendem que o projeto decrra, não haverá grande margem para erros.
Usa as ferramentas certas
Atualmente, há centenas de ferramentas disponíveis que torna mais fácil o trabalho virtual. Por isso usa-as! Não tenhas pressa e aproveita para experimentar e encontrar as ferramentas que melhor se adaptam o teu negócio e as necessidades dos teus clientes — para armazenamento, considera sistemas como Dropbox ou Google Drive, são uma excelente opção para guardar documentos ou outros. Quanto a reuniões virtuais, ferramentas como Teams e GoToMeeting podem ajudar-te a aproveitar ao máximo o tempo de reunião. Contudo, antes de decidires que ferramentas deves usar, confirma com os teus clientes para assegurar-se que estão todos confortáveis com a escolha.
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A Teleperformance Portugal implementou um novo modelo de negócios – TP Cloud Campus – para fornecer serviços digitais eficientes com uma equipa remota e socialmente conectada. Desde a contratação, formação e gestão, com a mesma qualidade, produtividade e segurança das equipas que trabalham no escritório. Este é um bom exemplo para demonstrar todos os benefícios e condições que consideramos essenciais para as empresas reterem. O trabalho à distância é possível, com as mesmas condições do trabalho no escritório, seja através de recursos tecnológicos, materiais e humanos. Mãos à obra?!
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